上篇跟大家分享了五枚重要的公司印章,分别是公章、财务章、法人章、发票章和合同章,既然都知道这些印章的重要性,那么公司也要严格保管,怎么保管,下面跟着小编一起来看一下。
1、明确印章管理者的法律风险防控意识和责任
公司可以实行印章专人保管制度,并要要求印章保管者签订“法律风险岗位承诺书”,明确保管者的法律风险防控意识及职责,同时也要加强对他们印章管理工作的法律防范教育,使其深刻认识到印章的重要性,加强印章管理的技能和法律风险防范意识。
在加强管理者的岗位意识的同时,也要建立规范的印章管理规定,如:明确印章管理者的管理职责,规范印章使用的业务流程,以及定时检查印章使用情况等,使印章管理工作做到有规可依,有章可循。
2、建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表。
公司应建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表,使用者应遵守公司的印章使用制度。一般来说,经企业领导同意后,印章使用者应填写统一的用印登记表,企业文员对用印文件要细心审核申请用印内容、用印次数是否一致,然后才能在相关文件上用印。
需留心的是,使用印章时,要确保由印章保管人员亲自用印,不能让别人代为用印,同时不能让印章脱离印章保管人员的视野。未经企业主要领导亲自同意,不允许使用者将印章带着外出,即使需求外出带着,最好指定可信任的人随往,确保印章安全。
3、严格控制或禁止在空白文件上盖印章
印章使用过程中,印章管理者一定要确保使用者不能在空白文件,如空白纸张、空白单据、空白介绍信等上面加盖公司印章,如遇特殊情况,必须要经过公司核心管理者的同意,如果加盖印章的空白文件无用后,持有者也要该将空白文件退回印章管理部门(如行政部、办公室),请其妥善处理,从而确保用章安全。
4、要变更或者撤销的部门或公司要及时处理相关印章
企业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;
所属分公司注销后,在工商办理注销手续完后,必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录;
以上的四点就是管理公司印章的方法,希望对大家有所帮助,关注记账软件官网,了解更多相关内容。